Gemeente heeft instemming nodig voor communicatie per mail

De gemeente Amsterdam behandelde een bezwaarschrift niet inhoudelijk omdat het bezwaarschrift van een inwoonster geen bezwaargronden bevatte. De gemeente heeft de inwoonster per mail geïnformeerd over de mogelijkheid om de bezwaargronden aan te vullen. Toen ook daarna de bezwaargronden achterwege bleven heeft de gemeente het bezwaarschrift niet inhoudelijk behandeld. De gemeente mag alleen mailen met een betrokkene als deze heeft aangegeven per mail bereikbaar te zijn. Nu de betrokkene die niet heeft aangegeven, oordeelt de rechtbank dat de gemeente het bezwaarschrift onterecht niet inhoudelijk in behandeling heeft genomen. 

Feiten en omstandigheden 

In deze uitspraak van 9 november 2020 werd door de gemeente Amsterdam het recht op bijstand van een inwoonster herzien. Hierbij werd een bedrag van € 4.060,76 teruggevorderd en bepaald dat iedere maand € 52,62 van de bijstandsuitkering van de inwoonster zal worden ingehouden. 

De gemachtigde van de inwoonster heeft per post en fax een pro-forma bezwaarschrift zonder gronden tegen de primaire besluiten ingediend. In dat bezwaarschrift heeft zij de gemeente gevraagd om het onderliggende dossier naar aanleiding waarvan zij bezwaargronden zou indienen. De gemachtigde van de inwoonster heeft per post een ontvangstbevestiging van het bezwaarschrift ontvangen. 

Vervolgens heeft de gemeente een herstelverzuimbrief voor het opvragen van de gronden en het dossier (in 33 delen) aan het algemene e‑mailadres van het kantoor van de gemachtigde van de inwoonster gemaild. De gemachtigde van de inwoonster heeft enige tijd later nogmaals per koerier een brief aan de gemeente gezonden met het verzoek om het dossier toe te zenden, alvorens de gronden zouden worden ingediend. 

Hierop volgend heeft de gemeente het bestreden besluit naar het algemene e-mailadres van het kantoor van de gemachtigde van de inwoonster gemaild. Vervolgens heeft de gemachtigde van de inwoonster de gemeente gemaild en gevraagd om het dossier. De gemeente heeft als reactie het bestreden besluit naar het persoonlijke e‑mailadres van gemachtigde gezonden. Met het bestreden besluit heeft de gemeente de bezwaren van de inwoonster tegen de primaire besluiten niet‑ontvankelijk verklaard, omdat geen gronden van bezwaar zijn aangevoerd.

Geschil

De inwoonster heeft beroep ingesteld tegen het bestreden besluit. Zij voert aan dat zij niet in de gelegenheid is gesteld om haar bezwaargronden in te dienen. Zij heeft meerdere malen om het dossier en een termijn voor het indienen van gronden gevraagd. De e-mail van de gemeente waarin de gronden worden opgevraagd heeft zij niet ontvangen. Ter zitting heeft gemachtigde er nog op gewezen dat er ook geen lees- of ontvangstbevestiging van deze e-mail in het dossier aanwezig is.

De gemeente heeft zich op het standpunt gesteld dat het bezwaarschrift terecht niet‑ontvankelijk is verklaard vanwege het ontbreken van bezwaargronden. De herstelverzuimbrief en de op de zaak betrekking hebbende stukken zijn per e-mail aan de gemachtigde van de inwoonster verzonden. Werknemers van de gemeente zijn door de coronacrisis genoodzaakt vanuit huis hun werkzaamheden te verrichten. In andere zaken heeft de gemeente ook met de gemachtigde van de inwoonster gemaild.

Oordeel rechtbank 

De rechtbank overweegt dat voordat een bezwaar vanwege het ontbreken van gronden niet-ontvankelijk kan worden verklaard, de indiener de gelegenheid moet hebben gehad dit verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn. Op grond van de wet kan een bestuursorgaan een bericht verder slechts elektronisch aan een belanghebbende zenden, als die kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. De bekendheid van een e‑mailadres bij het bestuursorgaan of de vermelding van het e-mailadres in de persoonsgegevens in een brief is daarvoor onvoldoende.

De rechtbank oordeelt dat de gemeente het bezwaar van de inwoonster ten onrechte niet‑ontvankelijk heeft verklaard. De inwoonster is, na het maken van pro-forma bezwaar tegen de primaire besluiten, niet op de juiste manier in de gelegenheid gesteld alsnog gronden van bezwaar in te dienen. De gemeente heeft het verzoek om de bezwaargronden in te dienen slechts naar het algemene e-mailadres van het kantoor van de gemachtigde van de inwoonster verzonden. De inwoonster of haar gemachtigde hadden echter niet vooraf expliciet of impliciet kenbaar gemaakt via die weg bereikbaar te zijn.

Het bezwaarschrift en andere correspondentie in deze zaak zijn door de gemachtigde van de inwoonster per post, koerier of fax en dus niet vanaf het door de gemeente gebruikte e‑mailadres, naar de gemeente gestuurd. Dat de gemeente in andere zaken wel met de gemachtigde van de inwoonster e-mailt en dat het door de gemeente gebruikte e-mailadres van gemachtigde bij de (algemene) kantoorgegevens in het bezwaarschrift vermeld stond, was onvoldoende om aan te nemen dat gemachtigde van de inwoonster via dat e-mailadres bereikbaar was.

De rechtbank merkt nog op dat coronamaatregelen en de noodzaak om thuis te werken een afwijking van de standaard wijze van corresponderen niet rechtvaardigen. Ook vanaf een thuiswerkplek kan immers vooraf per e-mail of telefonisch toestemming worden gevraagd aan de gemachtigde van de inwoonster om de herstelverzuimbrief en het dossier per e-mail aan haar te verzenden. 

Conclusie 

Omdat de gemeente nog niet inhoudelijk op de bezwaren van de inwoonster heeft besloten, moet de gemeente een nieuw besluit op deze bezwaren nemen. Omdat de rechtbank het beroep gegrond verklaart, bepaalt de rechtbank dat de gemeente aan de inwoonster de door haar gemaakte proceskosten vergoedt.